Politique de confidentialité

MBe Tax — Avenue Charles-Quint 122, 1083 Ganshoren — info@mbetax.be — 02 538 55 92

La présente politique est établie par la fiduciaire MBe Tax, dont le siège est situé Avenue Charles-Quint 122, 1083 Ganshoren.

Contact : info@mbetax.be — 02 538 55 92.

Ci-après, « la fiduciaire », « nous » ou « nos ».

Nous sommes particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée de toute personne amenée à entrer en contact avec nous.

Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales applicables, notamment au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE, ci-après dénommé le « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD ».

Le présent document décrit la manière dont nous traitons les données à caractère personnel et les droits que vous pouvez exercer sur les données qui vous concernent en qualité de personne concernée.

Il peut être modifié à tout moment, notamment afin de tenir compte des évolutions réglementaires, jurisprudentielles, organisationnelles ou technologiques. Nous vous invitons à consulter régulièrement la version la plus récente publiée sur notre site.

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1. Pourquoi la fiduciaire traite-t-elle les données personnelles et quel est le fondement juridique de nos traitements ?

Selon les données collectées, les catégories de personnes concernées et les finalités poursuivies, les fondements juridiques de nos traitements diffèrent. Nous traitons les données uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités décrites ci-dessous.

Traitement	Finalité	Fondement juridique
Gestion des demandes clients et défense de leurs intérêts	Traiter les demandes, audits, notes de consultation, avis et autres sollicitations de personnes physiques ou morales, ainsi que défendre leurs intérêts.	Exécution du contrat conclu avec le client ou mesures précontractuelles nécessaires à la demande de celui-ci (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). Les données particulières peuvent, lorsque les conditions sont réunies, être traitées pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, conformément à l'article 9, paragraphe 2, point f), du RGPD.
Gestion administrative des dossiers clients	Constituer, gérer et suivre les dossiers clients, accomplir les prestations convenues et assurer le suivi des obligations contractuelles et légales.	Exécution du contrat, mesures précontractuelles et respect des obligations légales applicables, notamment celles issues de la loi belge du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, dans la mesure où elles s'appliquent. Article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD.
Gestion de la comptabilité	Assurer la gestion comptable et le respect des obligations fiscales, comptables et administratives applicables.	Respect des obligations légales, notamment celles applicables en matière fiscale et comptable, ainsi que, lorsque cela est nécessaire, exécution du contrat conclu avec le client. Article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD.
Gestion des relations précontractuelles	Répondre aux questions, demandes de renseignements, formulaires de contact et demandes d'offres de services, et évaluer la possibilité d'une future relation contractuelle.	Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.
Gestion des fournisseurs	Gérer les relations avec nos fournisseurs, assurer le suivi de leurs prestations et remplir les obligations contractuelles, fiscales et comptables applicables.	Exécution du contrat et respect des obligations légales applicables, conformément à l'article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD, selon le traitement concerné.
Communication et newsletters	Communiquer des informations relatives à notre activité, présenter nos services et partager des messages d'information susceptibles d'intéresser nos clients.	Notre intérêt légitime à informer nos clients et à promouvoir nos services, après mise en balance de cet intérêt avec les droits et libertés des personnes concernées, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Lorsque la réglementation l'exige, le consentement est sollicité.
Gestion du contentieux	Établir, exercer ou défendre nos droits et intérêts dans le cadre de litiges, réclamations, procédures ou différends.	Selon les circonstances, exécution du contrat, respect d'une obligation légale ou intérêt légitime. Pour les catégories particulières de données, l'article 9, paragraphe 2, point f), du RGPD peut être applicable lorsque ses conditions sont réunies.
Recrutement	Examiner les candidatures reçues, notamment les CV, et évaluer les candidatures en vue d'un éventuel recrutement.	Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée, dans la mesure applicable.

Dans le cadre de nos activités, certaines données particulières peuvent être traitées lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, conformément à l'article 9, paragraphe 2, point f), du RGPD. Ces traitements sont limités aux données nécessaires et aux circonstances permettant leur traitement.

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2. Quelles sont les données personnelles traitées et d'où proviennent-elles ?

Nous collectons uniquement des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les catégories de données susceptibles d'être collectées dépendent du traitement concerné, de la nature de notre relation avec la personne et des obligations applicables.

Traitement	Catégories de données susceptibles d'être traitées	Provenance des données
Gestion des demandes clients, défense de leurs intérêts et gestion du contentieux	Données d'identification personnelle : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'entreprise et, lorsque nécessaire, informations figurant sur une pièce d'identité. Données d'identification électronique : adresse e-mail. Données familiales : noms et prénoms des enfants, filiation, état civil et composition familiale. Caractéristiques personnelles : âge, date de naissance, nationalité, pays d'origine, langue maternelle et langues parlées. Caractéristiques professionnelles : profession, diplôme et parcours professionnel. Données financières : numéro de compte, avertissement-extrait de rôle, composition de ménage et documents attestant la situation financière. Données particulières ou relatives à des condamnations pénales, lorsque leur traitement est licite et nécessaire, notamment dans le cadre de la défense de droits en justice. Photographies ou images, lorsque nécessaires, notamment dans le cadre d'une identification ou d'un dossier.	Directement auprès du client ou de la personne concernée, auprès d'un tiers, ou à partir de données rendues publiquement accessibles par la personne concernée ou une autorité publique. Certaines informations peuvent également provenir d'une compagnie d'assurance lorsque cela est nécessaire et autorisé.
Gestion administrative des dossiers clients	Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et numéro d'entreprise. Informations d'identification figurant sur une pièce d'identité, dont une photographie lorsque cela est nécessaire. Adresse e-mail. Documents et informations nécessaires à la réalisation des prestations convenues. Données nécessaires au respect des obligations légales applicables, notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, dans la mesure applicable.	Directement auprès du client ou de la personne concernée, auprès d'un tiers lorsque cela est nécessaire, ou à partir de données rendues publiquement accessibles.
Gestion de la comptabilité	Données d'identification personnelle, coordonnées, numéro d'entreprise, adresse e-mail et données contenues dans les documents comptables, fiscaux et financiers nécessaires à la réalisation des prestations.	Directement auprès du client ou à partir de données rendues publiquement accessibles par le client ou une autorité publique, selon les circonstances.
Relations précontractuelles	Nom, prénom et numéro de téléphone. Adresse e-mail. Informations communiquées afin d'évaluer la demande ou la possibilité de traiter un dossier. En cas de recrutement : données familiales pertinentes, état civil, âge, sexe, date de naissance, nationalité et langues, dans la mesure nécessaire et autorisée.	Directement auprès de la personne concernée, notamment via les formulaires de contact, les demandes d'offres et les candidatures.
Gestion des fournisseurs	Données d'identification et de contact, informations relatives à l'entreprise, coordonnées professionnelles, informations de facturation, données comptables et financières nécessaires à la relation avec le fournisseur.	Directement auprès du fournisseur, de ses représentants ou de sources publiques lorsque cela est pertinent.
Communication et newsletters	Nom, prénom, adresse e-mail et informations nécessaires à la gestion des communications et des préférences correspondantes.	Directement auprès de la personne concernée ou dans le cadre de notre relation existante, dans les limites autorisées.
Contentieux	Données d'identification personnelle et électronique, coordonnées, caractéristiques professionnelles, données financières, documents pertinents pour le différend, données particulières lorsque leur traitement est autorisé, et photographies ou images lorsque nécessaires.	Directement auprès de la personne concernée, auprès d'un tiers, d'une compagnie d'assurance ou à partir de sources publiquement accessibles, selon le dossier.

Catégories particulières de données

Dans certaines circonstances, et uniquement lorsque les conditions légales applicables sont réunies, les données traitées peuvent comprendre des informations relatives à la santé, à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'appartenance syndicale, à la vie ou à l'orientation sexuelle, ainsi que des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.

Ces données ne sont pas collectées systématiquement. Elles ne sont traitées que lorsqu'une finalité déterminée le nécessite et qu'un fondement juridique approprié existe, dans le respect des articles 9 et 10 du RGPD et des règles nationales applicables.

La provenance exacte des données varie selon le traitement : elles peuvent être obtenues auprès de la personne concernée, de son représentant, d'un tiers habilité, d'une compagnie d'assurance lorsque cela est nécessaire et autorisé, ou de sources publiques accessibles dans les conditions prévues par la loi.

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3. Avec qui la fiduciaire partage-t-elle les données personnelles ?

Tout partage de données s'effectue dans le respect du secret professionnel, des règles déontologiques, des obligations de confidentialité et du présent document.

Les données sont accessibles aux membres de l'équipe de la fiduciaire et aux collaborateurs externes ou conseils techniques uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs missions. Il peut notamment s'agir de confrères, de cabinets d'avocats ou d'autres intervenants dont l'intervention est justifiée par le dossier.

Lorsque cela est nécessaire et autorisé, la fiduciaire peut transmettre certaines données à des organismes bancaires ou d'assurances, notamment dans le cadre de la défense des intérêts d'un client.

La fiduciaire peut également être tenue de communiquer certaines données à des tiers en vertu de dispositions légales, réglementaires, de décrets ou de décisions contraignantes applicables.

Certaines données peuvent être communiquées à des prestataires agissant en qualité de sous-traitants au sens du RGPD, lorsque cela est nécessaire au fonctionnement des applications, des systèmes informatiques ou des services utilisés par la fiduciaire.

Des mesures contractuelles et organisationnelles de confidentialité et de protection des données sont mises en œuvre avec les prestataires, conformément aux obligations applicables.

Catégorie de destinataire ou de prestataire	Localisation indiquée dans le document de référence
Prestataires de solutions d'envoi d'e-mails	Europe
Prestataires de solutions d'envoi postal	Europe
Prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l'infrastructure et des systèmes	Europe
Prestataires d'hébergement et services cloud	Europe
Comptables et prestataires de services financiers	Europe
Banques et assurances	Europe
Assureur tiers-payeur	Europe
Collaborateurs internes	Europe
Collaborateurs externes et conseils techniques externes	Europe
L'ITAA	Europe
Prestataires de services de copies	Europe
Réseaux sociaux	Europe

Cette liste reprend les catégories mentionnées dans le document de référence. Elle doit être adaptée si les prestataires réellement utilisés, leurs fonctions ou les pays de traitement changent.

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4. Combien de temps la fiduciaire conserve-t-elle les données personnelles ?

La durée de conservation varie en fonction de la finalité du traitement, de la nature des données et des obligations légales de conservation applicables. Les données ne sont pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire, sous réserve des obligations légales et des besoins légitimes de conservation.

Traitement	Durée de conservation indiquée
Gestion administrative des dossiers clients	10 ans à compter de la clôture du dossier.
Gestion de la comptabilité	10 ans à compter de l'année durant laquelle le client a été encodé complètement, selon le document de référence et sous réserve des règles légales applicables.
Relations précontractuelles	Suppression immédiate lorsque les données ne sont plus nécessaires, à l'exception des CV conservés pendant une année dans la réserve de recrutement.
Gestion des fournisseurs	10 ans à compter de l'année durant laquelle le dossier a été encodé complètement, selon le document de référence et sous réserve des règles applicables.
Communication et newsletters	2 ans à partir du dernier contact, selon le document de référence, sous réserve des règles applicables et des éventuelles oppositions.
Gestion du contentieux	Pendant la durée du contentieux et jusqu'à l'expiration des délais de prescription applicables.

Ces durées sont celles mentionnées dans le document de référence. Elles doivent être vérifiées au regard des obligations légales propres à chaque catégorie de documents, notamment en matière fiscale, comptable et de lutte contre le blanchiment.

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5. La fiduciaire transfère-t-elle les données personnelles en dehors de l'Union européenne ?

Les transferts de données à caractère personnel vers un pays situé en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen ne sont effectués que si les conditions prévues par le RGPD sont réunies.

Selon le cas, le transfert peut notamment reposer sur :

• Une décision d'adéquation : la Commission européenne a reconnu que le pays ou le cadre concerné assure un niveau de protection adéquat des données personnelles.
• Des garanties appropriées : le transfert est encadré par des garanties prévues par le RGPD, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, des règles d'entreprise contraignantes, un code de conduite ou un mécanisme de certification, lorsque les conditions correspondantes sont réunies.
• Une dérogation applicable : en l'absence de décision d'adéquation ou de garanties appropriées, un transfert peut exceptionnellement être réalisé sur la base d'une dérogation prévue à l'article 49 du RGPD, notamment lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, sous réserve des conditions légales applicables.

Le consentement explicite peut également constituer une dérogation dans les circonstances et aux conditions strictes prévues par le RGPD. Il ne remplace pas automatiquement les garanties normalement requises pour les transferts internationaux.

Les transferts effectivement réalisés dépendent des prestataires utilisés, de leur localisation et des conditions contractuelles applicables.

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6. Comment protégeons-nous les données personnelles ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer un niveau de sécurité adapté au risque et de protéger les données personnelles contre la perte, la destruction, la divulgation, l'accès non autorisé et tout usage abusif.

Ces mesures sont adaptées à la nature des données, aux traitements réalisés et aux risques identifiés. Elles visent notamment à préserver la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services utilisés pour traiter les données.

Si vous avez connaissance d'une fuite de données ou si vous en suspectez une concernant les traitements de la fiduciaire, nous vous demandons de nous en informer immédiatement en utilisant les coordonnées indiquées dans la présente politique.

Pour des raisons de sécurité, la liste détaillée des sous-traitants, leurs domaines d'activité, les finalités poursuivies et, le cas échéant, les pays dans lesquels les données sont traitées ou hébergées ne sont pas publiés sur notre site. Ces informations peuvent être demandées à la fiduciaire, sous réserve des obligations de confidentialité applicables.

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7. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Sous réserve des conditions, limites et exceptions prévues par le RGPD, la législation belge applicable et les obligations de secret professionnel, vous pouvez exercer les droits suivants concernant vos données personnelles.

7.1. Droit d'accès

Vous pouvez demander si nous traitons des données personnelles vous concernant et, lorsque tel est le cas, obtenir l'accès à ces données ainsi que les informations prévues par le RGPD. Vous pouvez également demander une copie des données traitées.

7.2. Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction des données inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, la complétion des données incomplètes.

7.3. Droit à l'effacement

Vous pouvez demander l'effacement de vos données personnelles lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies. Ce droit n'est pas absolu : certaines données doivent notamment être conservées lorsqu'une obligation légale l'impose ou lorsque leur conservation est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

7.4. Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD, notamment :

• lorsque vous contestez l'exactitude des données, pendant la période permettant de vérifier leur exactitude ;
• lorsque le traitement est illicite et que vous vous opposez à l'effacement des données et demandez à la place la limitation de leur utilisation ;
• lorsque nous n'avons plus besoin des données pour les finalités du traitement, mais que vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
• lorsque vous vous êtes opposé au traitement, pendant la vérification visant à déterminer si nos motifs légitimes prévalent sur vos intérêts, droits et libertés.

7.5. Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer à certains traitements de vos données personnelles, notamment lorsque ceux-ci reposent sur notre intérêt légitime. Nous cesserons le traitement, sauf si nous démontrons l'existence de motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Lorsque des données sont traitées à des fins de prospection directe, vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement conformément aux règles applicables.

7.6. Droit au retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Le retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

7.7. Droit à la portabilité

Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vous pouvez recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.

7.8. Droit d'introduire une réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint la réglementation.

7.9. Comment introduire une demande ?

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant par e-mail à info@mbetax.be ou par courrier postal à l'adresse suivante :

MBe Tax
Avenue Charles-Quint 122
1083 Ganshoren, Belgique
Tél. : 02 538 55 92

Afin de protéger vos données personnelles, nous pouvons vous demander les informations strictement nécessaires à la vérification de votre identité lorsque nous avons des doutes raisonnables à ce sujet. Une copie d'une pièce d'identité ne sera demandée que si cela est nécessaire et proportionné.

7.10. Délais de réponse

Nous vous informerons des suites données à votre demande dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d'un mois à compter de sa réception.

Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, compte tenu de la complexité de la demande ou du nombre de demandes reçues. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation et de ses motifs dans le délai d'un mois suivant la réception de votre demande.

Lorsque nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous informerons, dans les délais prévus par le RGPD, des motifs de notre décision et de la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel.

La communication des informations doit respecter les droits et libertés d'autres personnes, ainsi que les restrictions prévues par la législation applicable et le secret professionnel.

7.11. Demandes manifestement infondées ou excessives

Lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pouvons, dans les conditions prévues par le RGPD, refuser d'y donner suite ou demander le paiement de frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs supportés. La décision est appréciée au cas par cas, conformément à la réglementation applicable.

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8. Quel est le droit applicable et la juridiction compétente ?

La présente politique est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution sera traité conformément aux règles de droit applicables et aux règles de compétence juridictionnelle pertinentes.

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9. Utilisons-nous des cookies ou autres traceurs ?

Nous pouvons utiliser des cookies ou d'autres traceurs sur notre site internet. Un cookie est un petit fichier enregistré sur votre terminal lors de la visite d'un site internet. Il peut notamment être reconnu lors d'une visite ultérieure.

Selon leur nature, les cookies peuvent contribuer au fonctionnement technique du site, faciliter votre navigation, mémoriser certaines préférences, mesurer l'audience ou permettre des opérations publicitaires.

Les cookies et traceurs non strictement nécessaires ne sont utilisés que dans le respect des règles applicables, notamment lorsque le consentement préalable est requis.

Pour en savoir plus sur les cookies utilisés, leurs finalités, leur durée et les moyens de gérer vos préférences, consultez notre politique relative aux cookies, si elle est publiée séparément sur notre site.

Vous pouvez également gérer les cookies à partir des paramètres de votre navigateur. La désactivation de certains cookies peut toutefois affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités du site.

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10. Utilisation d'outils d'assistance par intelligence artificielle

Dans le cadre de l'exercice de nos activités, il peut nous arriver d'utiliser, de manière encadrée, des outils d'assistance basés sur l'intelligence artificielle (IA), tels que des assistants conversationnels, afin de faciliter certaines tâches internes.

Ces tâches peuvent notamment comprendre des recherches, la rédaction de documents, la vérification linguistique, la création de supports et d'autres opérations d'assistance interne.

Lorsque de telles solutions sont utilisées, nous veillons à préserver la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel, en tenant compte de la nature des informations communiquées et des risques liés aux outils concernés.

• Seules les informations strictement nécessaires à la tâche sont communiquées à l'outil d'IA, dans la mesure du possible.
• Les outils sont sélectionnés en tenant compte de leur niveau de sécurité, de leurs conditions contractuelles et de leur conformité aux exigences applicables en matière de protection des données.
• Lorsque les conditions de l'outil et les engagements contractuels applicables le permettent, les informations transmises ne sont pas conservées durablement et ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles.
• Les accès aux données et leur communication sont limités selon les besoins de la tâche et les mesures de protection applicables.

Nous nous engageons à mettre en œuvre les moyens techniques et organisationnels appropriés afin de garantir la confidentialité et la protection des données personnelles dans le cadre de l'utilisation de ces outils.

Les données ne sont communiquées à ces outils que dans la mesure compatible avec les obligations légales, le secret professionnel, les engagements de confidentialité et les règles applicables en matière de protection des données.

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11. Modifications de la politique

La fiduciaire peut à tout moment apporter des corrections, compléments ou modifications au présent document, notamment pour tenir compte de changements réglementaires, jurisprudentiels, organisationnels, technologiques ou de ses pratiques de traitement des données.

La version la plus récente de la politique peut être consultée sur notre site internet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.